Como venci o Slack (e minha ansiedade)

Disclaimer

O que vou falar aqui, é algo que funciona para mim. Talvez não funcione para você pelo fato de você ter um fluxo de trabalho diferente e/ou tarefas diferentes. Então, a minha sugestão é fazer seus ajustes e pegar as coisas que você achar mais interessante da minha metodologia, técnica, etc.

Eu usava o pomodoro e nunca tinha dado certo

Você já conhece o pomodoro? É o método de gerenciamento de tempo lá nos anos 80. Você divide o trabalho em período de 25 minutos, separados por breves intervalos de 5 minutos. Então, 25 minutos com foco total no trabalho e 5 minutos de descanso, tempo livre. Sendo o tempo livre, qualquer coisa, desde redes sociais, vídeos no youtube ou tomando um chá/café.

Eu fazia exatamente isso, porém, dividia por contexto. Contexto de trabalho e contexto de lazer/distração. Então ficava no contexto do trabalho por 25 minutos e 5 minutos para tomar um ar e ver minhas redes sociais ou qualquer coisa do gênero. Parece promissor, certo? Bom, descobri que eu estava fazendo tudo errado.

O certo é ter os 25 minutos focados em uma única atividade do seu trabalho. Qualquer tipo de distração não pode entrar nessa conta, ou seja, apesar de e-mail e Slack estarem no contexto de trabalho, eles acabam sendo uma distração para você. Então eu decidi cortar o Slack enquanto eu estava no período produtivo dos 25 minutos. E, bingo! Isso funcionou! Então, empurrei o Slack e o e-mail na parte dos 5 minutos.

Agora eu consigo trabalhar completamente focado na atividade que precisa ser feita. Sem distrações ou pausas.

Tl;dr. Seria isso. Separe os 25 minutos para uma única atividade do seu trabalho e 5 minutos para todo o resto, inclusive para organizar suas próximas atividades. Não precisa ser nessa proporção de 25/5, você pode variar, diminuindo ou aumentando o foco da atividade e o foco de todo o resto.

Problemas das pausas contínuas

Falando em pausas, queria destacar que notificações no geral atrapalham a nossa vida. Não só para quem precisa entrar no estado de flow do seu trabalho, mas para o trabalho em geral. Sua produtividade simplesmente cai quando você é incomodado o tempo todo ou fica com o cérebro preparado para a chegada de qualquer mensagem a qualquer momento. Um terror sem fim, uma ansiedade sem controle e limites.

Separar o momentos para não ser interrompido (por mais bobo que seja), é fundamental para o seu cérebro conseguir trabalhar em qualquer coisa que exija o mínimo de esforço mental.

"Ah, estão perguntando uma coisa boba que consigo responder em segundos". O custo que você terá para poder voltar a se concentrar, será mais caro que alguns segundos.

FOMO (fear of missing out)

Vai acontecer de você sentir aquela vontade terrível de querer ver, se alguém está precisando de você naquele instante. E a clássica: se for uma emergência? Mas, calma, que tem como resolver isso. O segredo está em separar o que é emergência e o que é algo que se pode esperar.

Tenha sempre alguma forma das pessoas entrarem em contato com você em caso de emergência. Deixe um telefone para as pessoas ligarem para você caso o mundo esteja acabando, mas deixe um canal de contato que as pessoas vão saber se você vai responder na hora.

Assim, nos 25 minutos de foco em seu trabalho, você não vai ficar com tanto peso na consciência em não olhar a cada minuto se alguém te mandou mensagem no Slack.

Slack precisa ser assíncrono

Outra coisa que você vai ter que reaprender a usar o Slack é começar a encarar ele como algo assíncrono. Apesar dele possuir inúmeros indicativos para você responder as pessoas rapidamente, escrever mensagens curtas e forçar você a ler todas as mensagens o mais rápido possível. Isso, com certeza, vai te deixar louco. Ou pior, você pode passar o dia todo respondendo as pessoas, esperando elas responderem e no final do dia, não ter feito nada (só ter ficado no Slack mesmo)

Dê tempo para responder as pessoas. Reserve o seu tempo de trabalho, para trabalhar e não ficar apenas respondendo. Sem contar que se você ficar respondendo às pessoas o tempo todo, vai causar o efeito colateral de apressar outras pessoas também a responderem o tempo todo e causar ansiedade.

Responder às pessoas com maior intervalo de tempo, trará o efeito positivo, ou seja, as pessoas com quem você está conversando também terá tempo para trabalhar, pensar e vai começar a entender que o Slack não é uma ferramenta síncrona.

Lembre-se: Quanto mais você responder, mais as pessoas responderão. A árvore de natal acesa de notificações esperando por você, nunca vai acabar no Slack. O nosso celular costuma fazer a gente criar esse hábito horrível e sem fim de querer limpar todas as notificações para começar a trabalhar. Esqueça, esse é um jogo perdido.

E o pessoal do "oi! tá aí?"

Tem um pessoal que acredita que o Slack é síncrono e que vai tentar usar da forma síncrona. Qual tipo de pessoal? Aquele que manda um "oi, tudo bem?" e espera você responder para que ela possa apresentar o problema/questão/assunto. Isso vai acontecer, mas com a prática de você realizar o seu pomodoro, vai acabar ajudando essas pessoas a escreverem mais (i.e., como se fosse um e-mail), pois sabem que você vai demorar para responder e seria um adianto de vida (o dela e seu) já escrever o que ela quer. Acho que esse vídeo exemplifica bem o que eu quero dizer.

(video da porta dos fundos)

Lembre-se, daqui para frente você precisará encarar o Slack como e-mail e fazer com que outras pessoas encarem como e-mail também. Cada mensagem precisa conter o máximo de informação possível. Fracionar ela ou entregar em parcelas só com a réplica da outra pessoa, só vai atrapalhar a comunicação e deixar todo fluxo mais devagar.

Uso na prática

Eu costumo ter uma lista em algum lugar das minhas atividades do dia. Isso pode ser realmente qualquer coisa que você possa anotar e fazer o registro e troca do estado da atividade. Eu gosto de kanban básico, então o Trello serve como uma mão na roda para mim.

Nele eu já vou ter as minhas atividades normais e consigo organizar por prioridade o que eu preciso fazer. Então já organizo o que eu preciso fazer.

Agora vou checar o meu e-mail e o Slack. Lembre-se que o Slack você precisa encarar como um e-mail também (ou usar ele como se fosse um). Eu vejo as tarefas que podem chegar por e-mail e coloco no meu Trello. Mesma coisa eu faço com o Slack. Vejo as demandas que chegam aqui no Slack e coloco no Trello.

Colocadas as demandas, eu vou iniciar o meu time do pomodoro para começar a trabalhar. Com isso, eu vou desativar de alguma forma qualquer tipo de notificação que vier do Slack. Podem mandar milhões de mensagens, mas eu não vou ler. Se for realmente caso de vida ou morte, lembre-se, você já deu o aviso de como as pessoas podem te encontrar. Ninguém vai morrer. Pode se focar no seu trabalho.

A única coisa que eu deixo aberto enquanto eu estou no período de trabalho do pomodoro é a agenda, pois tem coisas que precisamos respeitar e que, infelizmente, vai obrigar a sincronicidade.

Mas, nesse aspecto, eu quero entrar.

Reuniões vão te atrapalhar

As vezes tem reuniões que são inevitáveis, portanto eu deixo a minha janela da agenda sempre aberta. Vão ter entrevistas que você precisará fazer é 1:1 que são inescapáveis. Mas, você sabe muito bem que existem reuniões que poderiam ser e-mails, certo?

Alinhar muitas pessoas para decidir certas coisas sendo que nem todas as pessoas podem interagir é um tempo muito caro. Quantos profissionais você está parando para fazer essa reunião? Se as pessoas entram na sua reunião e estão trabalhando ao mesmo tempo, já sabe que o tempo da sua reunião está sendo banalizado, pois sabemos cientificamente que não existem pessoas multitarefas.

Não seja você a pessoa que vai desvalorizar o quão importante é uma reunião marcando toda hora uma reunião. Caso outra pessoa esteja te marcando em todas as reuniões, tente conversar com ela e veja se não existem alternativas (documento no notion, assíncrono pelo Slack ou até mesmo gravar um vídeo de apresentação para ficar mais palatável para o pessoal ir assistindo quando der). Reunião com muita gente, precisa ser só em último caso.

Status do Slack

Agora que você teve a epifania comigo que o Slack é na verdade um e-mail disfarçado que apenas quer causar mais ansiedade para você que uma caixa de e-mail. Vamos aprender a usar corretamente o Slack.

Se você estiver no seu horário de trabalho, coloque o seu status como online. Se você estiver no horário de almoço, coloque seu status como ALMOÇO. Se você estiver no seu horário de trabalho, mas estiver fazendo outra coisa (medico, mercado ou etc), coloque o estado que você está Se você parou de trabalhar, você vai colocar OFFLINE (away)

Eu acredito que o estado "estou super focado!" é meio inútil. Você sabe que sempre estará nesse foco de trabalho. Ninguém tá vagabundeando aqui não. Certo?

Você não deve responder fora do horário de trabalho

Está com o Slack instalado no seu celular? Eu recomendaria desinstalar ele. Lembra daquele canal que você deixou claro para as pessoas de como te encontrar em caso de emergência? Então, isso funciona quando você estiver fora do horário de trabalho. Estar disponível no Slack é como estar no escritório. Passou do seu horário de trabalho e você está com a sua família? Esteja de verdade com a sua família. Se for emergência, você sabe que o Slack não será o canal para isso (espero que você deixe claro para as pessoas disso).

Você precisa se controlar para não verificar as mensagens do Slack fora do seu horário de trabalho (por isso você precisa desinstalar ele do seu celular, se necessário), pois a tentação de responder fora do horário de trabalho será bem grande. Se você responder, você estará fazendo dois desfavores. Primeiro que você estará trabalhando quando não deveria (acredite, pode ter implicações legais ruins para a empresa) e segundo que você estará incentivando uma cultura ruim para a empresa como um todo. Alô burnout.

Horas extras e trabalho sem fim

Aproveitando esse assunto de burnout e trabalho fora do seu horário definido. Tem alguns pontos que eu gostaria de ressaltar.

Sei que com a linha entre trabalho e casa estando mais borrados por causa da pandemia (e talvez um futuro home office de verdade) a tentação de continuar trabalhando horas sem fim e/ou nem ver o tempo passar é grande. Vai ter momentos que você vai querer continuar trabalhando por não ter nada de melhor para fazer naquele momento, ou só mais aquelas horinhas para terminar determinada tarefa.

Honestamente, não faça isso e vou te explicar com muitos motivos

Hipótese 1: Se você morresse agora, sabe o que aconteceria com a tarefa inacabada? Alguém pegaria e terminaria ela e a empresa continuaria seguindo em frente (algum jeito iriam dar). Não dê a sua vida para ela

Hipótese 2: Se você terminasse a tarefa dando sangue e esticando o máximo do seu tempo para finalmente você ter aquele gostinho de vitória e trabalho realizado no final, sabe o que vai te aguardar no dia seguinte (ou na segunda-feira)? Mais trabalho. Trabalho, meu amigo, é como louça, você vai ter que lavar todos os dias. Não tem problema deixar algumas coisas para o dia seguinte. Você nunca vai vencer. Acredite em mim.

Hipótese 3: Agora, o pior de tudo. A vida é cheia de imprevistos. Imagine que você dê aquela maratona para fazer determinada tarefa e não dorme direito muitas noites seguidas e no meio dessa maratona (que vai aumentar o seu risco de ter um ataque cardíaco em 4x maior) acontece uma zica na empresa e você terá que ficar mais horas acordado (além das que você já estava ficando). É amigo, melhor reservar as suas balas extras para quando realmente aparecer o chefão. Não fique gastando munição a toa não.

Você está se restringindo e mesmo assim nem o feijão com arroz tá dando para fazer

Essa história de criar tempo (i.e. trabalhar horas extras sem fim) só para entregar o básico e/ou até mesmo continuar faltando coisa para entregar, é um sinal de alerta. Não ache que você não é produtivo ou que está fazendo corpo mole não. O que está acontecendo é que está faltando gente para realizar esse serviço. Avise o pessoal que precisa contratar mais gente.

Você pode até achar que pode fazer um extra, ou que não está dando o seu melhor. Mas isso tudo pode ser uma armadilha e o burnout pode estar lá na esquina te esperando.

Burnout

Apesar de parecer ótimo para uma empresa ter milhares de funcionários apaixonados pelo ideal dela e trabalhando 300%, a longo prazo isso não é sustentável. Uma hora os funcionários vão colapsar e, sabe qual é a base de qualquer empresa? Os funcionários. Se os funcionários começarem a ficar doentes e/ou ter crises, depressão e sei lá mais o que, todo aquele gás que renderam bons frutos no começo, vão começar a ser cobrados na frente.

Ninguém quer você trabalhando igual um louco e longe da empresa querer alguém assim também.

Você não é um robô

Uma citação que eu gosto é: "o inimigo da criatividade é a produtividade"

Para mim ela fala muita coisa e não existe coisa pior que fazer a mesma coisa todos os dias de maneira robótica e sem pensar. É o que acaba acontecendo conosco. Sem saber, já estamos apertando os parafusos em uma fábrica todos os dias e aí tem gente que pergunta "mas como eu posso me tornar mais produtivo?" para que você quer acelerar e apertar mais parafusos? Que tal tentar ter novas ideias? Novos parafusos? Novas técnicas? Acredito que não seja apertando parafusos mais rapidamente que você conseguirá ter novas ideias e/ou uma visão maior dos problemas que você enfrenta no dia a dia.

https://www.bbc.com/portuguese/vert-cap-56816721

Existe uma reportagem bem bacana: "Os hábitos mal vistos que estimulam a criatividade" O matemático francês Henri Poincaré (1854-1912) relatou como fez descobertas durante viagens de ônibus ou caminhadas à beira-mar, enquanto a escritora inglesa Agatha Christie (1890-1976) teve muitas ideias para suas histórias de crime enquanto lavava a mão ou tomava banho. Vale a leitura.

Seu cérebro precisa de um descanso e esse descanso é precioso. Já perdi a conta de quantas vezes eu consegui resolver determinados desafios/problemas quando estava fora do horário de trabalho. Às vezes você fica tão focalizado em determinados problemas que não consegue ver a solução bem mais elegante e criativa, logo ali do lado. Você precisa dessas pausas. Elas são valiosas.